Как правильно выбрать помещение под офис?

Как правильно выбирать офис для компании? Вы можете ознакомиться с рекомендациями ниже.
Прежде чем подумать о выборе подходящего офиса для вашего бизнеса, нужно определить, сколько вы планируете потратить на него?

Есть 2 варианта:

  • покупка;
  • арендная плата.

1-й вариант возможен при наличии средств. Если у предпринимателя нет опыта, не рекомендуется вкладывать большие суммы в покупку, лучше ограничиться арендной платой. Преимущества этого решения заключаются в:

  • нет надобности тратить большие средства на покупку;
  • возможность более быстрой смены местоположения в случае неэффективности.

Что касается покупки, то понятно, что здесь есть и свои преимущества:

  • покупка объекта является выгодной инвестицией, при необходимости офис может быть сдан в аренду другому предпринимателю;
  • неограниченные действия в пределах своих объектов (в пределах разрешенных стандартов).

В то же время предприниматель должен понимать, что большая часть средств будет изъята из обращений и вложена в покупку недвижимости. Если вдруг понадобится инвестиция, взять ее из помещения будет тяжело, разве что перепродать, только и это тоже не быстрая процедура.

katz

 

Факторы, влияющие на выбор офиса

Предприниматель, выбирая офис для организации, должен обратить особое внимание на следующие факторы:

  • Расположение

Это особенно важно, если работа компании будет напрямую связана с прямым общением между клиентом и сотрудниками в офисе. Для такой деятельности лучше всего выбирать помещение в центре города или поблизости. В этом случае вам необходимо выделить 2 пункта:

  • Насколько развита в микрорайоне инфраструктура?
  • Будет ли посетителям легко добраться до офиса?

Если основная часть работы будет основана на взаимодействии с постоянными клиентами, то можете выбрать помещение подальше от центра. Важно оценить уровень конкурентной среды на месте. Таким образом, с прямыми продажами, вы должны выбрать офис вдали от самых опасных конкурентов.

Предприниматель должен измерить стоимость с получаемой выгодой, для заключения действительно выгодной сделки. Важно помнить, что в отдаленных районах города цена аренды, как правило, может быть в несколько раз ниже.

  • Инфраструктура

Престижное расположение, конечно, является очень важным фактором, только нужно помнить и об удобстве наших клиентов. При выборе помещения для офиса вам необходимо заранее знать следующее:

  • Наличие автостоянки
  • Близость общественного транспорта

В то же время важно, чтобы клиент мог легко найти офис и не бродить по боковым улочкам. Путь к нему должен быть удобным и легким.

  • Наличие близлежащих закусочных

В то же время недорогое кафе, находящееся около офиса, может выполнить сразу несколько функций:

  • обеспечить питание самого предпринимателя и его работников;
  • место для деловых встреч с партнерами или клиентами.
  • Часы работы офисного центра

Лучше всего найти такой офис, в который бизнесмен, его сотрудники и клиенты смогут свободно попасть в любое время дня, в том числе и по выходным.

Довольно часто, торговый или же офисный центр имеет собственный режим работы, который придется соблюдать. Вот почему стоит сравнить график работы вашей организации и всего здания.

  • Конкуренты в самом здании или поблизости

При выборе офиса особое внимание должно быть уделено этому. Отказаться от аренды лучше в бизнес-центре, если в нем работают:

  • прямые конкуренты;
  • косвенные конкуренты.

Некоторые думают что фактор незначительный, только речь идет не только в переманивании заказчиков, также и о персонале организации.

Если в центре работает смежная организация, то такое место аренды стоит рассматривать обязательно. Таким образом, если веб-дизайнеры и рекламодатели работают в одном здании, они могут перенаправлять своих клиентов друг на друга или даже организовывать совместные проекты.

  • Как расположен вход в здание и вывеска предприятия

Убедитесь, что вы знаете, где именно от дверей офиса есть центральный вход. Световая панель должна быть подвешена на фасаде здания. Поэтому вам необходимо знать, есть ли на нем свободное место и предусмотрено ли его применение в контракте.

В этом случае он должен быть хорошо виден пешеходам и людям, проезжающим мимо на транспорте. Эта возможность имеет два важных преимущества одновременно:

  • посетители быстро найдут офис;
  • кроме того, появятся новые клиенты, которые случайно увидели информацию об организации.
  • Состояние офиса (его внешний вид, отделка, необходимость ремонта и его стоимость)

При рассмотрении возможного офисного помещения, вы должны обратить внимание на все детали, особенно следующие:

  • окна (открываются ли они, не дуют);
  • розетки (все ли в рабочем состоянии);
  • освещение (уровень освещенности, возможность добавления осветительных приборов в помещении);
  • кондиционер (если да, то в каком состоянии);
  • замки и двери  (надежны ли, сколько их есть);
  • крыша (если она протекает, если ее целостность нарушена — этот фактор особенно важен для тех, кто арендует офис на верхнем этаже здания);
  • состояние внутренней и внешней отделки.

Офисные помещения должны быть аккуратными и ухоженными, чтобы и сотрудники, и клиенты были счастливы там работать.

Не нужно снимать помещение с косметическим ремонтом, это можно сделать позже, например, за счет стоимости аренды. Это поможет выделить фирменный стиль организации (цвета, стенды, логотипы).

  • Состояние инженерных сооружений, их соответствие признанным стандартам

В этом случае вам необходимо обратить внимание на состояние:

  • вентиляция;
  • кабель;
  • отопление;
  • Интернет-соединения;
  • водоснабжение и другие системы.

Вам не нужно отказываться от арендной платы, если вам нужно что-то починить самостоятельно. Это часто значительно снижает стоимость аренды, что может быть очень выгодно для предпринимателя.

Если в здании вообще нет технических сетей (например, Интернета), их невыгодно реализовывать. Это дополнительные расходы и серьезные неудобства, которые находятся на ранних этапах работы.

  • Уровень спроса

Лучше всего открыть офис, где услуги или товары, предоставляемые организацией, будут наиболее востребованы населением.

Так, например, если рядом есть ювелирный салон, то предприниматель должен подумать об открытии свадебного салона. Но рядом с центром занятости будет выгодно открыть кадровое агентство.

  • Список услуг, которые включены в стоимость аренды

Лучшим вариантом было бы заключить договор, когда он уже включает расходы на электричество, воду, отопление, охрану, сбор мусора и другие удобства, предоставляемые арендодателем. Хотя на практике такие случаи не очень распространены. Обычно арендатор должен оплачивать услуги отдельно..

  • Уровень безопасности

Очень важно, охраняется ли здание или в офисном центре установлена ​​система сигнализации и мониторинга. Нужно уточнить график, по которому работает охрана. Контроль доступа также положительный момент, повышая безопасность ценностей и различных вещей в офисе.

  • Есть ли мебель?

Для тех, кто не имеет много денег или не хочет вкладывать большие деньги в его покупку, этот вариант будет наиболее оптимальным. Такие офисы особенно популярны у начинающих бизнесменов, которые не на 100% уверены в успехе своего бизнеса.

  • Стоимость аренды

Для многих этот вопрос часто становится определяющим. Бизнесмен должен понимать, что из-за его статуса нет необходимости снимать офис по очень высокой и необоснованной цене. Это может не только уменьшить прибыль, но и привести к серьезным убыткам.

Чтобы узнать цены, лучше сначала рассмотреть несколько вариантов одновременно. Это поможет вам привыкнуть к рынку, узнать среднюю стоимость и выбрать ту, которая подходит вам больше всего.

Если предпринимателю нужен имиджевый офис, размещение в жилых зданиях, подвалах и на первом этаже должно быть немедленно исключено. Вам нужно искать помещения в новых микрорайонах, которые активно используются в качестве бизнес-центров.

Этот фактор не случайно подчеркнут. Ведь, изначально человек определяется с тем, сколько человек будет работать в его офисе, какие офисы будут в нем находиться. Все это позволяет обозначить наиболее подходящую площадь. При этом следует учитывать, что клиенты будут появляться в офисе с определенной периодичностью. Во многом параметры также зависят от специфики отрасли, требуемых стандартов.

Хороший руководитель должен понимать, что работать в маленьком и тесном помещении сложнее, чем в просторном офисе. Поэтому важно обеспечить сотрудников комфортной обстановкой.

Клиенты также обращают внимание на офис. Они предпочитают приходить в ухоженный и просторный офис с хорошим освещением. Это еще раз докажет, что человек не ошибся в выборе продавца/партнера.

Поэтому, прежде чем искать объекты, предприниматель должен определить следующие параметры:

  • Количество сотрудников, которые будут одновременно работать на территории офиса. В этом случае необходимо рассчитать минимальную площадь. Кроме того, вам понадобятся квадратные метры для размещения мебели, полок, шкафов, шкафов и гардероба.

Санузел в офисе не нужен, главное, чтобы он был хотя бы на этаже.

Предприниматель, планирующий заниматься бизнесом, должен изучить законодательство. Для некоторых секторов бизнеса предусмотрены дополнительные санитарные нормы для помещений, и они довольно строгие. Это касается парикмахеров, стоматологических кабинетов, некоторых магазинов и других сегментов.

  • Необходимость в личном кабинете. Если она есть, вам придется выбрать помещение, в котором есть несколько комнат. Кроме того, вы можете предусмотреть место для отдыха или конференц-залов.

Если предприниматель планирует расширять свою деятельность в будущем, он должен выяснить, можно ли будет снять большую площадь в том же здании. Стоит спросить, как часто арендаторы меняются, есть ли подходящие помещения и заинтересован ли арендодатель в их предоставлении.

С какими трудностями вы можете столкнуться

Часто предприниматель узнает о подводных камнях, которые могут существенно повлиять на работу организации. Предприниматель должен обратить внимание на следующие аспекты:

  • Какая цена указана в договоре – с НДС или без? Иногда владельцы в документе указывают стоимость без НДС. Таким образом, арендатор должен заплатить на 18% больше, чем ожидалось заранее.
  • Включены ли в стоимость дополнительные услуги или я должен платить за них отдельно? Это также указано в договоре. Важно уточнить, придется ли вам доплачивать за коммунальные услуги, вывоз мусора, уборку, безопасность и т. д.
  • Парковка для предпринимателя: это бесплатно? Закрепление парковочного места – эту услугу иногда предлагают офисные центры. Иногда за нее приходится доплачивать, часто довольно значительная сумма.
  • Сколько будет стоить интернет и могу ли я сделать это сам? Иногда бизнес центры предлагают только одного провайдера, который в конечном итоге взимает приличную сумму за доступ в интернет.
  • Сумма пени. Средний показатель по рынку составляет 0,1%. Если в договоре указан более высокий процент, стоит попытаться договориться с арендодателем о его снижении.
  • Если оплата за электроэнергию и другие услуги производится счетчиками, то в первый день работы должны быть сделаны показания и включены в договор или записаны в письменной форме.
  • Если предприниматель вступил во владение офисом через другого арендатора, согласие на такие действия должно быть получено от владельца помещения.
  • Перед заключением договора обязательно попросите документы на имущество. Если арендодатель отказывается их предоставить, заключать с ними сделку опасно. Это не относится к бизнес-центрам, где риск обмана сводится к нулю.
  • В договоре должно быть указано, когда и насколько арендодатель может увеличить размер оплаты.
  • Для того, чтобы максимально обезопасить себя, в договоре требуется, чтобы арендатор получил право на льготную аренду помещений после истечения срока действия документа. В противном случае арендодатель может сдать офис другому лицу, если это необходимо, и предприниматель должен будет искать новые помещения.

Несколько советов, чтобы избежать проблем

  • Вам не нужно искать самое дешевое место. Такие офисы обычно имеют ряд серьезных недостатков. Арендодатель не сдаст хорошую недвижимость дешево. Здесь вы должны исходить из своих потребностей и рассчитывать на среднюю рыночную стоимость.
  • Перед заключением договора будет полезно поговорить с соседями. Наверняка они расскажут вам об арендодателе, об особенностях работы с ним.
  • Не рекомендуется снимать помещение на верхних этажах из-за повышенного риска затопления. Размещение в подвалах и подвалах не очень приветствуется. Недостаток естественного света может вызвать депрессию у сотрудников, ухудшая их работу.
  • Лучше идти смотреть помещение в час пик. Таким образом, вы можете оценить интенсивность движения, время, потраченное на поездку. Это поможет вам понять, трудно ли найти свободное место на парковке.

При поиске подходящего офиса, предприниматель должен прежде всего определить свои желания и потребности, а уже затем приступить к рассмотрению предложений на рынке. Вам не нужно гоняться за другими — вам нужно оценить свои возможности и исходить из них.